تحریر دفاتر قانونی

برای گرفتن دفاتر از کجا و چگونه باید اقدام کنیم

تا اینجای کار با دفاتر قانونی آشنا شدید. در ادامه کار می خواهیم برای گرفتن دفاتر شرکت خود اقدام کنیم.

تا چند سال قبل مودیان باید دفاتر روزنامه و کل را خریداری می کردند و به ممیز خود مراجعه می کردند و ممیز بعد از تایید ظاهری دفاتر، دفاتر را مهر و امضا می کرد و سپس مودی اقدام به تحریر آنها می کرد اما به دلیل مشکلاتی که این روش داشت بعد از چند سال سازمان مالیاتی تصمیم گرفت که دفاتر را بصورت پلمپ به مودیان تحویل دهد در این روش احتمال تقلب در دفاتر بسیار کمتر شد و شفافیت در ارائه اطلاعات تا حدود زیادی افزایش پیدا کرد. در این روش میخواهیم دفاتر پلمپ شده را از سازمان مالیاتی درخواست کنیم تا از طریق پست برای ما ارسال کنند.

برای این کار باید در سامانه اداره ثبت اقدام کرد:

نکاتی از تحریر دفاتر که هر حسابداری باید بداند

نوشتن دفاتر کار سختی نیست. در اصل برای نوشتن دفاتر قانونی باید بیشتر تمرکز داشت و دقت کرد چون آموزش خاصی نمی خواهد و با چند بار تمرین کردن به راحتی مسلط می شوید.

هنگام تحریر دفاتر یکسری نکات را رعایت کنید:

-در مکانی کاملا آرام تحریر را شروع کنید تا تمرکز کافی داشته باشید

-زمانهایی که فکرتان زیادی درگیر کار است به هیچ وجه تحریر نکنید چون احتمال اشتباه زیاد می شود

-روی سطرها نوشته شود، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد.

-از لاک نباید استفاده کرد.

-انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک مورب بسته شود.

-خودکار مخصوص و روان داشته باشید

-بعد از چند تحریر چند صفحه استراحت کوتاه داشته باشید

-در صورتیکه متوجه شدید تمرکز کافی ندارید از نوشتن دست بردارید.

آموزش تحریر

قبل از نوشتن دفاتر تحریر باید دفاتر را چک کرد تا مشاهده شود که آیا دفاتر دارای 26 سط هستند یا 28 سطر. سپس پرینت هایی که از نرم افزار حسابداری برای تحریر گرفته ایم چک می کنم تا آنها هم به تعداد سطر های دفاتر باشند. گاهی اوقات مشاهده می شود که تعداد سطرهای پرینت با دفاتر همخوانی ندارد و حین تحریر مشکلاتی از قبیل جا افتادن بعضی سندها و… بوجود می آید.

گام اول: چک کردن پرینت نرم افزار حسابداری برای تحریر دفاتر و عدم مغایرت آنها

گام دوم: نوشتن تک به تک سند ها و شماره گذاری مربوط به هر سند

گام سوم: جایگزاری درست بدهکار و بستانکار برای شرح و اعداد (یعنی برای نوشتن بدهکار شرح را در سمت راست و اعداد را هم از سمت راست و برای بستانکار شرح را سمت چپ و اعداد را از سمت چپ می نویسیم.)

گام چهارم: جمع پایان هر صفحه

گام پنجم: پایان نوشتن با رسم خط مورب

در صورت اشتباه در تحریر چه باید کرد

خوب برای نوشتن دفاتر قانونی یکسری تکنیک ها وجود دارد که برخی ها تا اینجای کار گفته شد اما گاهی اوقات پیش می آید که در هنگام تحریر سهوا دچار اشتباه می شویم و معمولا اشتباهات کوچک تا حدودی طبیعی هستند. وقتی دچار اشتباهی شدید نگران نباشید چون معمولا دیده می شود که بخصوص تازه کارها بعد از ارتکاب اشتباه بیش از حد نگران می شوند.

اشتباهات معمولی که زیاد رخ می دهد مربوط به تکرار اعداد یا جایگذاری در خانه های مخصوص خود بوده که به سادگی هر چه تمام روی عدد اشتباه یک خط کمرنگ می کشیم و درست آن را بالاسرش می نویسیم. فقط دقت کنید در چنین مواقعی ریزه کاری را رعایت کنید تا ممیز هنگام رسیدگی با نگاه اول به اشتباه شما پی نبرد.

در صورتی که شرحی را که باید در قسمت بدهکار بنویسیم، در قسمت بستانکار نوشتیم نیاز به خط خوردگی ندارد و فقط هنگام رسیدگی در صورتی که ممیز متوجه شد توضیحات لازم را دهید.

در کل اگر اشتباهات زیاد و خیلی چشم گیر نباشند مشکلی برای دفاتر بوجود نمی آید.

موارد رد فاتر (علی راس شدن) :

بر طبق ماده ۲۰- تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:

۱- در صورتی که دفاتر ارایه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.

۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.

۵- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.

۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.

۷- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

۸- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زائد بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه.

۹- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه.

۱۰ – اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.

۱۱- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.

۱۲- عدم ارایه آیین نامه ها و یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده.

۱۳- عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس).

۱۴- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل (با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه).

۱۵- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.

۱۶- ثبت هزینه ها و درآمدها و هر نوع اعمال اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود.)

تبصره- در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.

مالیات علی الراس

وقتی هنگام رسیدگی ممیز نتواند درآمد و هزینه ها را بخوبی تشخیص دهد یا احساس کند که در دفاتر کتمان شده است در این صورت دفاتر رد شده و مالیات به صورت علی الراس باید پرداخت شود. علی الراس یعنی اینکه حوزه مالیاتی بر اساس حجم فروش مالیات را در نظر می گیرد و اکثر مواقع هزینه ها را از درامد کسر نمی کند که در این وضعیت مبلغ مالیات بیشتر از حالت عادی می باشد.